ChatGPTをメール添削に使ってみたら、思った以上だった
室谷今回はChatGPTを使ったメール添削の話をしていきましょう。これ、.AI（ドットエーアイ）コミュニティでも「実は一番使っている用途がメール添削です」って声が多くて・・・
テキトー教師わかります。講座でもChatGPTの初日の使い方として「まずビジネスメールを添削してもらいましょう」って言うんですが、みんな一発で感動するんですよ。
「こんなに変わるの？」って。
「こんなに変わるの？」って。
室谷MYUUUでも新しいメンバーが入ってきたとき、最初に教えることの一つがこれなんですよね。メールって毎日書くじゃないですか。
それをAIに添削してもらうだけで、コミュニケーションの質が変わる。
それをAIに添削してもらうだけで、コミュニケーションの質が変わる。
テキトー教師しかも「プロンプトをちゃんと書けば書くほど精度が上がる」というシンプルな構造なので、AIリテラシーを身につける入口として最高なんですよ。
室谷今日は「ChatGPTでメール添削をするための具体的なプロンプト」を中心に話していきます。ビジネスメールの添削はもちろん、受け取ったメールの要約、返信文の生成まで一通り整理していきますね。
そもそもChatGPTはメール添削にどれくらい使えるのか
テキトー教師まず前提として整理しておきたいんですが、ChatGPTがメールの添削でできることとできないこと、ここをちゃんと分けておくと使い方が変わってきます。
室谷そうですね。「全部任せられる」と「全部任せてはいけない」の両方が混在してますからね。
テキトー教師整理すると、こういう構造です。ChatGPTが得意なのは主に4つで、誤字脱字と表記ゆれの修正、敬語の使い方のチェック、文章の論理構造の整理、そしてトーンの調整（丁寧すぎる・くだけすぎを修正）です。
室谷逆に任せてはいけないのが、内容が事実かどうかの確認と、社内ルールや業界特有の慣習への対応ですね。AIは文章のパターンを読めても、「この数字が正しいか」「この業界の慣習に合っているか」は判断できない。
テキトー教師そこを混同するとAIに添削してもらったメールをそのまま送ってしまって、後からトラブルになる・・・というのが講座でよく聞く失敗例なんですよね。最終確認は必ず人がやる、という前提で使うのが大事です。
室谷あと2026年時点では、ChatGPTにOutlookのメールアカウントを連携させて、受信メールに直接返信を書いてもらうことも公式機能としてできるようになっています。ただ、今日の記事の本題はあくまで「手動でメールをコピペして添削してもらう」方法なので、そちらを中心に話していきます。
テキトー教師そのほうが汎用性が高いですしね。どのメールアカウントを使っていても使える方法です。
基本のプロンプト構造：これを押さえれば精度が全然違う
室谷プロンプトの話に入りましょう。ChatGPTでメールを添削してもらうとき、ほとんどの人が最初にやる失敗が「メールを貼り付けて『添削してください』とだけ書く」ことです。
テキトー教師そうするとChatGPTが「良い感じにしました」的な添削をするんですよ。原文の意図と全然違う方向に書き変えられることもある。
室谷だから「文脈」「目的」「相手」「添削してほしいポイント」の4つをプロンプトに入れることが基本です。
テキトー教師実際のプロンプト例を見ていきましょうか。
室谷基本形はこうです。
以下のビジネスメールを添削してください。
【前提】
- 送信相手：[相手の属性：取引先の担当者・上司・顧客など]
- メールの目的：[例：打ち合わせの日程調整・謝罪・依頼]
- 重視してほしい点：[例：敬語の修正・簡潔さ・丁寧なトーン]
- 変えてほしくない点：[例：金額・日程・固有名詞はそのまま]
【添削後のフォーマット】
- 修正前：（原文）
- 修正後：（添削文）
- 修正理由：（何をどう変えたか）
【メール本文】
（ここにメール本文を貼り付ける）
これが基本テンプレートですね。「修正前・修正後・修正理由」の3点セットで出力させるのが重要で、修正理由まで出させることで「なぜこう変えたか」が把握できる。
室谷コミュニティのメンバーにも「理由を出させるようにしてから、自分のメールの癖がわかるようになった」って言う人が多いんですよ。添削ツールとしてだけじゃなく、学習ツールとして使えるのがChatGPTの強みですね。
ビジネスメール添削プロンプト集：場面別テンプレート
テキトー教師実用的なプロンプトを場面ごとに整理していきましょう。ChatGPTでビジネスメールを添削するといっても、メールの種類によって使うプロンプトは変わってきます。
室谷そうですね。謝罪メールと依頼メールでは全然違いますし。
謝罪・お詫びメールの添削プロンプト
テキトー教師まず一番シビアな謝罪メールから。ここは表現一つで相手の受け取り方が全然変わるので、AIにしっかりチェックしてもらいたいところです。
室谷納期遅延や不手際の連絡を送るとき、感情的になって書いた文章をAIに冷静に整えてもらう、という使い方は特に効きますね。
以下のお詫びメールを添削してください。
【前提】
- 送信相手：取引先の担当者（社外）
- メールの目的：納期が2日遅れることの謝罪と新しい日程の連絡
- 重視してほしい点：
1. 誠実さが伝わる表現
2. 過度に卑屈にならない丁寧なトーン
3. 再発防止の姿勢を入れる
- 変えてほしくない点：日程や数字は原文のまま
【添削後の出力形式】
修正前：（原文）
修正後：（添削文）
修正ポイント：（箇条書きで）
【メール本文】
（ここに貼り付け）
「過度に卑屈にならない」という指示を入れるのがポイントですね。AI添削だとどうしても「申し訳ございません」が連発される形になりやすいので。
依頼・お願いメールの添削プロンプト
室谷依頼メールは「何をお願いしているか」が明確に伝わることが最優先です。ここが曖昧だと相手を混乱させてしまう。
以下の依頼メールを添削してください。
【前提】
- 送信相手：社内の別部署のマネージャー（上司ではないが目上）
- メールの目的：資料作成の協力依頼
- 重視してほしい点：
1. 依頼内容が最初の2-3行で伝わる構成
2. 相手の負担を気遣う表現
3. 締め切りが自然に伝わるよう整える
- 変えてほしくない点：依頼内容の詳細・締め切り日
【メール本文】
（ここに貼り付け）
「依頼内容が最初の2-3行で伝わる構成」という指示は講座でよく教えているコツです。忙しい人はメールを全部読まないので、冒頭に要点を持ってくるのは鉄則なんですよ。
報告・連絡メールの添削プロンプト
室谷社内の報告・連絡は、簡潔さが命です。長々書かれた報告メールは読まれない。
以下の報告メールを添削してください。
【前提】
- 送信相手：上司（社内）
- メールの目的：プロジェクトの進捗報告
- 重視してほしい点：
1. 結論を最初に書く（BLUF形式）
2. 箇条書きで情報を整理する
3. 次のアクションを明確にする
- 変えてほしくない点：数値データ・固有名詞はそのまま
【メール本文】
（ここに貼り付け）
BLUF（Bottom Line Up Front）というのはビジネスコミュニケーションの概念で、「結論を最初に書く」というシンプルなルールです。ChatGPTにこれを指定すると、自然にそういう構成に整えてくれます。
室谷海外のビジネスメールの書き方と日本のメールの書き方って、この点で結構違うんですよね。日本は「〜という状況を踏まえ、〜という経緯があり・・・で結論として〜」という順番になりがちで、海外はいきなり結論から入る。
ChatGPTはその切り替えも得意です。
ChatGPTはその切り替えも得意です。
chatgptメール添削プロンプトを精度アップする5つのコツ
テキトー教師プロンプトの書き方がわかったところで、精度をさらに上げるコツを整理しましょう。
室谷これ、実は「プロンプトを工夫する」よりも「ChatGPTとの対話を続ける」ほうが大事で・・・
テキトー教師そうなんですよ。1回で完璧な添削文を得ようとしない、というのがコツ1ですね。
室谷コツをまとめるとこうなります。
| コツ | 内容 | 効果 |
|---|---|---|
| 1. ラリーを続ける | 添削結果に対して「もう少し丁寧に」「この表現は残して」と追加指示 | 細かなニュアンス調整ができる |
| 2. 添削前原文を保持 | 「原文は変えずに表現だけ修正」を明示 | 意図の変更を防ぐ |
| 3. NGワードを指定 | 「〇〇という表現は使わないで」を先に伝える | 社内独自ルールに対応できる |
| 4. 相手の立場を詳しく | 「50代・保守的な業界・初めての連絡相手」など | トーンの精度が上がる |
| 5. 修正理由を必ず出させる | 「修正した箇所と理由を箇条書きで」 | 自分のメールの癖に気づける |
テキトー教師3番の「NGワードを指定」は、組織によって「うちは〇〇という表現はNG」というルールがあったりするので、それをプロンプトに入れておくと便利ですね。
室谷MYUUUでもメールの表現ガイドラインがあるんですが、それをシステムプロンプトに設定しておけば毎回書かなくていいんですよ。ChatGPT Projectsのカスタム指示機能を使うと・・・
テキトー教師便利ですよね。「このProjectはメール添削専用」として設定しておけば、毎回前提情報を書き直す必要がなくなる。
ChatGPT Projectsでメール添削を効率化する方法
室谷ChatGPT Projectsについて少し補足しておきましょう。これ、2026年時点では全プランで使える機能なんですが、意外と活用できていない人が多いんですよね。
テキトー教師受講生さんからも「ProjectsってどうつかうんですかGPTsと何が違うんですか」ってよく聞かれます。
室谷Projectsは「特定の用途に特化した会話環境を作れる」機能です。例えば「メール添削専用Project」を作って、そこにカスタム指示を入れておくわけです。
テキトー教師カスタム指示に入れる内容の例を整理するとこうです。
# メール添削プロジェクト設定
## 私の基本情報
- 業種：IT系スタートアップ
- 役職：マーケティング担当（中堅）
- 主な連絡先：社内スタッフ・取引先・パートナー企業
## メールのトーンガイドライン
- 社外：丁寧語・謙譲語を適切に使う。過度に卑屈にならない
- 社内上司：丁寧語ベース。でも堅すぎない
- 社内同僚：です・ます調。フレンドリーでOK
## NGワード・NG表現
- 「させていただく」の多用は避ける（1通につき1回まで）
- 「ご査収ください」は古いので別の表現に
- 「よろしくお願い申し上げます」は「よろしくお願いいたします」に統一
## 添削時の出力形式
添削前・添削後・修正理由（箇条書き）を必ずセットで出力すること
こういう設定を一回入れておけば、あとは「このメール添削して」とだけ言えばいいんですよ。毎回プロンプトを書き直す手間がなくなる。
テキトー教師MYUUUで実際に使っているんですか？
室谷使ってますよ。うちの場合は「パートナー企業向けプロジェクト」「採用関連プロジェクト」「顧客対応プロジェクト」と分けてあって、それぞれに相手のプロフィールや使ってほしいトーンが入っています。
chatgptメール要約：受け取ったメールをすばやく整理する
テキトー教師メールの「書く側」の添削だけじゃなく、「受け取る側」の整理にもChatGPTは使えます。chatgptのメール要約機能、これが地味に便利なんですよ。
室谷長いメールを要約させる、これは使ったことのない人はすぐ試してほしいですね。特に、BCCで送られてくる長いCCメールの把握に超便利で・・・
テキトー教師「自分が何かアクションしないといけない情報」だけ抜き出してもらうプロンプトが特に役立ちます。
室谷メール要約のプロンプト例を紹介します。
以下のメールを要約してください。
【出力形式】
1. 要約（2-3文）
2. 自分へのアクション項目（箇条書き）
3. 期限・日程の情報
4. 確認が必要な事項
【メール本文】
（ここに貼り付け）
このプロンプトがいい理由は、「自分がやること」だけが抽出されるからなんですよ。メール全体の内容を理解しなくてもアクションだけわかる。
室谷特に、取引先との長いメールスレッドを要約させる使い方は便利です。「この会話の流れをまとめると？」って。
テキトー教師複数の連続したメールをまとめてもらうときのプロンプトも整理しておきましょうか。
以下はある取引先とのメールのやりとりです。
古い順から新しい順に並んでいます。
このやりとり全体を整理して、以下の形式で出力してください。
1. 現在の状況（2-3文）
2. 合意済みの事項（箇条書き）
3. 未確定・未解決の事項（箇条書き）
4. 次のステップ
【メールスレッド】
（ここに貼り付け）
これ、商談のメールスレッドで使うと「現状どうなってるんだっけ」が一瞬で把握できて助かります。MYUUUでも営業担当がよく使ってますね。
注意点：機密情報とChatGPTに入力する内容
テキトー教師ここは絶対に触れなきゃいけない部分です。ChatGPTにメールを入力するとき、何を入れていいか・いけないかをちゃんと整理しておきましょう。
室谷これ、コミュニティでも定期的に話題になるんですよね。「会社のメールをChatGPTに貼っていいの？」って。
テキトー教師基本的な考え方を整理すると、こうなります。
| リスクレベル | 内容例 | 対応方法 |
|---|---|---|
| 高リスク | 取引条件・価格・未公開情報 | ChatGPTに入力しない |
| 中リスク | 個人名・会社名・メールアドレス | 仮名に置き換えてから入力 |
| 低リスク | 文体・表現・一般的な内容 | そのまま入力して問題なし |
室谷個人名や会社名は「A社の担当者Bさん」と置き換えて入力する、というのが基本中の基本ですね。
テキトー教師あとは勤め先がChatGPT Business（旧Team）や、Microsoft 365 Copilot、Google Workspace向けのエンタープライズ向けサービスを契約しているなら、そちらを使うほうが安全です。エンタープライズプランではデータがAIの学習に使われないことが保証されていますから。
室谷MYUUUではChatGPT Businessプランを使っているので、そちらで処理するようにしてます。チームのセキュリティポリシーに合わせて使い分けるのが大事ですね。
ChatGPTでメール添削する流れ：具体的な手順
テキトー教師ここまで来たら、実際の使い方フローをまとめておきましょうか。「手順がわかれば今日からすぐ使える」という形で。
室谷実際のステップを整理するとこうですね。
STEP 1: メール本文を準備する
テキトー教師メールをChatGPTのチャット画面にコピーする前に、機密情報や個人名を仮名に置き換えます。「A社の〇〇様」「来月△日」のように。
室谷特に「金額・契約内容・社内ルール・未公開情報」が含まれている場合は、その箇所を削除またはマスクするのを忘れずに。
STEP 2: プロンプトに前提情報を入れる
テキトー教師「誰に送るか」「何のためのメールか」「どこを重視するか」の3点を書いてからメール本文を貼ります。
STEP 3: 出力形式を指定する
室谷「添削前・添削後・修正理由」の3点セットで出させると、修正内容が把握しやすくなります。
STEP 4: 追加指示でラリーをする
テキトー教師最初の出力で満足できなければ、「〇〇の部分をもう少し簡潔に」「この文は残して」のように追加指示を入れます。一発で完璧を目指すより、対話を重ねるほうが結果が良くなります。
STEP 5: 自分で最終確認をする
室谷内容が正確か、意図が変わっていないか、送る前に必ず自分の目で確認します。特に数字・日程・固有名詞はAIの添削後もそのまま残っているか確認が必要です。
テキトー教師このフローを一度習慣化すると、メール作成にかかる時間が体感で半分以下になりますよ。講座で実際に試してもらうと「なんでもっと早く使わなかったんだろう」って言う人が多くて（笑）
ChatGPTでメール添削するときのNG例：やってはいけない使い方
室谷逆に「これはやってはいけない」というNG例も整理しておきましょう。コミュニティでよく見る失敗パターンです。
テキトー教師AIの使い方で一番怖いのは「AIが書いたものをノーチェックで送る」ことです。
室谷具体的にどういうケースがあるかというと・・・
テキトー教師パターン1が「添削結果をそのままコピペして送った」です。AIが表現を整えた結果、元のメールと意味が変わってしまっていた、というケース。
特に「お断り」「条件交渉」など、ニュアンスが重要なメールで起きやすい。
特に「お断り」「条件交渉」など、ニュアンスが重要なメールで起きやすい。
室谷パターン2が「機密情報を含めたまま入力した」。取引先との価格交渉のメールをそのままChatGPTに入力して問題になったというケースは、実際に聞きます・・・「規約上は問題ない」レベルでも、社内ポリシー的に問題になることがある。
テキトー教師パターン3が「プロンプトなしで『添削して』とだけ入力した」。これは前述した通り、AIが「どこを重視して添削するか」の基準がないので、意図と違う方向に書き換えられやすいです。
室谷パターン4が「英語メールをそのまま日本語に翻訳させて送った」。翻訳の精度自体は高いんですが、相手との関係性やビジネス文化のギャップを読めないので、「丁寧さ」の度合いがずれることがあります。
テキトー教師英語のフランクなメールを直訳すると、日本語では失礼に聞こえる表現になることがある、という典型ですよね。
室谷そういうケースでは「翻訳した上で、日本のビジネスメールとして適切な表現にしてください」という指示を追加する必要があります。
英語メール・グローバルビジネスでのChatGPT活用
テキトー教師英語メールの話が出たので、そちらも触れておきましょう。国際的な取引で英語メールを書く人にとっても、ChatGPTは強力です。
室谷海外のパートナーとのやりとりで英語メールを書くとき、「文法的に正しいか」「ビジネスとして適切なトーンか」の2点でAIに確認してもらうのは本当に使えます。
テキトー教師英語メールの添削プロンプト例も紹介しましょう。
Please proofread the following business email and suggest improvements.
Context:
- Recipient: External business partner (C-level executive)
- Purpose: Following up on our partnership proposal
- Tone: Professional but friendly
- Key points to keep unchanged: All numbers, dates, and proper nouns
Please provide:
1. Corrected email
2. List of changes made with brief explanations
3. Alternative phrasing suggestions (if any)
Original email:
（ここに英語メールを貼り付け）
英語のプロンプトで送ると、英語の文脈でより正確に添削してくれるんですよね。
テキトー教師あと「Native speakerらしい表現に直してください」という指示を入れると、直訳っぽいぎこちなさがなくなります。コミュニティのメンバーさんが実際に試して「全然違う」と言っていた使い方です。
室谷MYUUUでも海外の投資家や提携先にメールを送るとき、まず英語で書いてChatGPTに「こういう文化圏のビジネスパーソンに向けて適切な表現に整えてください」と指示しています。アメリカ・ヨーロッパ・アジアでもビジネスメールの慣習が違いますから。
よくある質問
テキトー教師最後に、コミュニティや講座でよく出る質問に答えておきましょう。
Q: ChatGPTの無料版でもメール添削はできますか？
室谷できます。ただし、無料版（Freeプラン）は利用制限があるので、1日に大量のメールを添削したい場合は、Goプラン（月額$8）またはPlusプラン（月額$20）のほうが快適です。
テキトー教師「まずFreeで試して、毎日使いたいと思ったらUpgradeする」という順番をおすすめしています。無料でも十分使えますよ。
Q: 添削後のメールは自分のメールとして使って大丈夫ですか？
室谷法的には問題ありません。ChatGPTに添削・修正してもらったメールを送信することは通常のビジネス利用の範囲内です。
テキトー教師ただし、AIが書いた内容でも最終的な責任は自分にあるというのは変わりません。添削結果を確認してから送ることが前提です。
Q: 同じ内容のメールを大量に送る場合、テンプレート化できますか？
室谷できます。一度「このパターンのメールテンプレートを作って」と依頼して、出てきたテンプレートを保存しておく使い方が効率的です。
テキトー教師ChatGPT Projectsのカスタム指示に「よく使うメールテンプレート一覧」を入れておくと、「テンプレートAをベースに〇〇に合わせて修正して」という指示だけで素早く書いてもらえます。組織で使うときに特に便利で・・・
室谷チームで共有できるといいですよね。ChatGPT Business・Enterpriseプランでは、組織内でカスタム指示を共有できる機能もありますので。
Q: ChatGPTがメールを添削した内容は、AIの学習に使われますか？
室谷プランによって違います。Freeプラン・Goプラン・Plusプランでは、設定でオフにしなければデータが学習に使われる可能性があります。
テキトー教師設定の「データコントロール」から「モデルのトレーニングにデータを使用する」をオフにすれば学習に使われません。Business・Enterpriseプランはデフォルトでオフです。
室谷機密情報を扱う場合は、設定をオフにするか、Business/Enterpriseプランを使うのがベターですね。
まとめ：ChatGPTでメール添削を習慣にすると何が変わるか
テキトー教師今日の内容を整理しましょう。ChatGPTでメールを添削するときの核心は「プロンプトに前提情報を入れること」と「対話を重ねること」の2点です。
室谷「添削してください」だけでなく、「誰に・何のために・どこを重視するか」を入れる。これだけで精度が全然違います。
テキトー教師活用シーンをまとめると、こうなります。
- ビジネスメールの敬語・表現チェック → 基本のプロンプトで対応
- 謝罪・依頼などシビアなメール → 場面別プロンプトで細かく指定
- 受け取ったメールの要約 → 要約プロンプトで要点とアクションを抽出
- 英語メールの添削 → 英語のプロンプトで指示
- 大量メール・定型メール → Projectsのカスタム指示でテンプレート化
室谷ChatGPTを使い始めた人がよく言うのが「メールを書くのが楽しくなった」という感想なんですよ。下書きをAIに整えてもらって、自分が言いたいことをより正確に伝えられるようになる。
コミュニケーションの質が上がる体験、ぜひ試してほしいですね。
コミュニケーションの質が上がる体験、ぜひ試してほしいですね。
テキトー教師最初は「添削してもらったら自分のメールじゃなくなる」と感じる人もいるんですが、使い続けると「自分のメールの癖がわかって、自然に書けるようになった」という変化が起きます。AIと一緒にコミュニケーション力を鍛えていくイメージですね。
室谷2026年のAI活用、メールひとつからでも十分始められますよ。まずは今日送る予定のメールをChatGPTに見せてみてください。
